Toimittajien eettiset toimintaohjeet
SISÄLLYS
4. Hallinto ja liiketoimintatapa
6. Tietosuoja ja kyberturvallisuus
7. Ilmoituskanava ja ilmoittajan suojelu
1. Johdanto
Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on määritellä toimittajillemme ne eettiset, sosiaaliset ja ympäristöön liittyvät periaatteet ja vähimmäisvaatimukset, joita odotamme toimitusketjussamme noudatettavan sovellettavien lakien ja säädösten lisäksi. Odotamme toimittajiemme pyrkivän soveltamaan samoja periaatteita myös omien toimittajiensa ja alihankkijoidensa kanssa. Eettiset toimintaohjeet pohjautuvat yrityksemme arvoihin ja sitoutumiseen vastuulliseen liiketoimintaan.
Arvioimme ja valitsemme toimittajia muun muassa laadun, vastuullisuuden, toimitusvarmuuden, toimitusehtojen ja hinnan perusteella. Odotamme, että toimittajamme kehittävät jatkuvasti toimintaansa näillä osa-alueilla sekä panostavat oman tuotantonsa kehittämiseen ja kustannustehokkuuteen. VAK:n toimittajat ovat olennainen osa menestystämme – mahdollistaen tuotteidemme valmistuksen ja varmistaen, ettei omalla toiminnallaan vaaranna mainettamme tai vastuullisuuslupaustamme.
Toimittajamme ovat velvollisia noudattamaan kaikkia soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja säädöksiä. Näihin sisältyvät muun muassa Yhdistyneiden kansakuntien ihmisoikeuksien yleismaailmallinen julistus, Kansainvälisen työjärjestön (ILO) yleissopimukset, OECD:n monikansallisten yritysten ohjeet sekä paikalliset työ- ja ympäristölainsäädännöt.
VAK:lla on oikeus tehdä auditointeja varmistaakseen, että toimittajat noudattavat näitä eettisiä toimintaohjeita. Auditoinnit sovitaan aina tapauskohtaisesti yhdessä toimittajan kanssa. VAK:lla on tarvittaessa oikeus pyytää asiaankuuluvaa dokumentaatiota ja tietoja sekä vaatia korjaavia toimenpiteitä, jos vaatimustenmukaisuudessa havaitaan puutteita.
Kaikkien VAK:n toimittajien edellytetään noudattavan näitä toimintaohjeita ja osoittavan vaatimusten täyttymisen joko allekirjoituksin sitoutumalla tähän toimintaohjeeseen tai sisällyttämällä vastaavat periaatteet omiin eettisiin ohjeisiinsa tai toimintakäytäntöihinsä ja toimitettava niistä dokumentaatio VAK:lle. Toimittajan on puututtava mahdollisiin epäkohtiin välittömästi.
Toimittajien on kunnioitettava työntekijöidensä ihmisoikeuksia ja kohdeltava heitä tasa-arvoisesti ja noudattaa työlainsäädäntöä sekä työehtosopimuksia kaikissa olosuhteissa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- Pakkotyön ja lapsityövoiman kieltoa. Emme hyväksy mitään nykyaikaisen orjuuden muotoa tai ihmiskauppaa. Erityisesti nuorten alle 18-vuotiaiden harjoittelijoiden kohdalla on varmistettava, että he eivät saa tehdä työtä, joka todennäköisesti vaarantaa heidän terveytensä tai turvallisuutensa.
- Sovellettavien työlakien noudattamista huomioiden esimerkiksi työajat, vähimmäispalkat, ylityöt, riittävät tauot ja lepoajat sekä sairas- ja vuosilomat.
- Turvallisen ja terveellisen työympäristön tarjoamista sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. Työntekijöille on annettava heidän ymmärtämällään kielellä selkeät ohjeet, koulutus ja tiedot työturvallisuudesta sekä annettava tarvittavat suojavarusteet.
- Syrjimättömyyttä työyhteisössä, palkkauksessa, urakehityksessä ja rekrytoinnissa työntekijän uskonnon, etnisen taustan, kansalaisuuden, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen tai identiteetin, iän, fyysisen kyvyn tai muun vastaavan ominaisuuden perusteella.
- Kunnioittavaa kohtelua ja häirinnän estämistä. Toimittajien on kohdeltava työntekijöitään kunnioittavasti ja arvostavasti eikä minkäänlaista häirintää sallita – oli se fyysistä, henkistä, seksuaalista tai sanallista, suoraa tai epäsuoraa.
- Työntekijöiden järjestäytymisvapauden kunnioittamista.
- Kaikkien henkilötietojen hallitsemista tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi odotamme toimittajiemme panostavan työntekijöidensä osaamisen kehittämiseen sekä ammattitaidon syventämiseen ja ylläpitämiseen, jotta työntekijöillä on riittävä osaaminen tehtävässä menestymiseen.
Toimittajien on aktiivisesti pyrittävä minimoimaan ympäristövaikutuksensa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi päästöjen ja jätteiden vähentämistä, energian ja luonnonvarojen tehokasta käyttöä, vaarallisten aineiden vastuullista hallintaa sekä jatkuvaa ympäristönsuojelun kehittämistä sekä tarvittaessa asianmukaista raportointia, tavoitteiden asettamista ja mittaamista.
Toimittajien on ehkäistävä saastumista valvomalla, hallitsemalla ja käsittelemällä toiminnastaan syntyneet jätevedet, ilmastopäästöt, jätteet ja vaaralliset aineet vastuullisesti, samalla pyrkien säästämään luonnonvaroja ja vettä. Kemikaalien ja vaarallisten aineiden säilytys, käsittely ja valvonta on toteutettava asianmukaisesti.
Toimittajien on suositeltavaa tehdä ympäristövaikutusten arviointi sekä omaksua riittävä ja järjestelmällinen lähestymistapa ympäristönäkökohtien huomioimiseen ja hallintaan, ja tarvittaessa ottaa käyttöön sopiva ympäristöjärjestelmä.
4. Hallinto ja liiketoimintatapa
Kaiken toimittajien liiketoiminnan tulee perustua lakeihin, rehellisyyteen ja vastuullisuuteen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- Lakien noudattamista. Toimittajien on noudatettava kaikkia toimintaansa sovellettavia lakeja ja määräyksiä, mukaan lukien rahanpesun torjunta, tietosuoja, kauppa- ja talouspakotteet sekä kilpailulainsäädäntö. Mikäli tämä ohjeistus on ristiriidassa kansallisten säännösten kanssa, on aina noudatettava tiukempaa vaatimusta.
- Nollatoleranssia lahjontaan, korruptioon ja rahanpesuun. Toimittajat eivät saa tarjota, luvata, antaa tai ottaa vastaan minkäänlaista lahjusta, maksua asioiden käsittelyn edistämiseksi (ns. voitelurahaa) tai mitään arvokasta kenellekään oikeudettoman edun saamiseksi tai vaikuttaakseen sopimattomasti toiseen. Toimittajien vieraanvaraisuus ja lahjojen antaminen VAK:n työntekijöille ja edustajille on sallittu ainoastaan niin, ettei ne saa vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan päätöksentekoon. Vieraanvaraisuus tai lahjat eivät ole soveliaita sopimusneuvottelujen tai tarjouskilpailujen aikana tai oikeuden päätösten yhteydessä. Emme hyväksy rahanpesua.
- Eturistiriitojen välttämistä. Toimittajien tulee tunnistaa, välttää ja ilmoittaa mahdolliset tilanteet, jotka voivat aiheuttaa eturistiriidan VAK:n työntekijän velvollisuuteen toimia VAK:n edun mukaisesti tai joka voi antaa vaikutelman tällaisesta ristiriidasta. Toimittajien on ilmoitettava, jos VAK:n työntekijällä tai hänen perheenjäsenellään on merkittävä liikkeenjohdollinen asema, taloudellinen tai muu intressi liiketoimintaansa.
- Reilua kilpailua ja kilpailulainsäädännön noudattamista. Emme hyväksy kilpailua rajoittavaan toimintaan emmekä tee sopimuksia tai harjoita muita vastaavia käytäntöjä, jotka estävät tai rajoittavat kilpailua.
- Luottamuksellisten tietojen suojaamista luvattomalta käytöltä, paljastumiselta ja väärinkäytöltä. Toimittajien on kunnioitettava VAK:n ja kolmansien osapuolien immateriaalioikeuksia.
- Pakotteiden noudattamista. Toimittajien on sitouduttava siihen, ettei heidän toimintansa tai toimittamansa tuotteet tai palvelut riko pakotteita. Toimittajien on vakuutettava, ettei toimitukseen käytettävät osat, komponentit, raaka-aineet tai muut vastaavat hyödykkeet ole lähtöisin tai kauttakulkeneet pakotteiden kohteena olevasta valtiosta. Toimittajien on ilmoitettava välittömästi, jos toimittaja tai joku sen omistajista, johtajista, työntekijöistä tai tytäryhtiöistä joutuu pakotteiden kohteeksi.
- Mineraalien vastuullista hankintaa. Toimittajien on varmistettava, että niiden toimittamat tuotteet tai komponentit eivät sisällä konfliktimineraaleja (erityisesti tina, tantaali, volframi ja kulta), jotka on louhittu tai tuotettu olosuhteissa, joissa louhinta rahoittaa aseellisia ryhmiä tai liittyy ihmisoikeusloukkauksiin.
Toimittajien on varmistettava, että heidän tuotteensa ja palvelunsa täyttävät sovitut tekniset vaatimukset, laatuvaatimukset ja turvallisuusstandardit. Tuotteiden ja palveluiden on oltava käyttöönsä tarkoituksenmukaisia.
Suosittelemme, että toimittajilla on laatusertifikaatti tai muuta näyttöä laadunhallinnan järjestelmällisyydestä, käytössään asianmukainen ja ylläpidetty laatujärjestelmä sekä dokumentaatio, jolla varmistetaan tuotteiden vaatimustenmukaisuus ja jäljitettävyys.
Laadunhallinnan tueksi suosittelemme selkeitä toimintatapoja, kuten testaussuunnitelmia ja raportointia sekä tarvittaessa mittapöytäkirjojen toimittamista. Tuotteiden laatu on tarkastettava ennen toimitusta, ja toimittajien tulee seurata, mitata ja kehittää laatuaan jatkuvasti. Mikäli mahdollista, laadunhallinnassa on hyödynnettävä tietojärjestelmiä ja asetettava laadulle tavoitteita.
6. Tietosuoja ja kyberturvallisuus
Toimittajien on suojattava kaikki käsittelemänsä henkilötiedot ja muut luottamukselliset tiedot tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Toimittajilla on oltava riittävät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietoturvan varmistamiseksi kuten tietoturvapolitiikka ja vastuuhenkilö kyberturvallisuuden hallintaan.
Toimittajilla on oltava toimintasuunnitelma kyberhyökkäysten ja tietomurtojen varalta sekä valmius viestiä VAK:lle viipymättä, mikäli tietoturvaloukkauksella on vaikutusta toimittajien toimituskykyyn tai mahdollisiin järjestelmäintegraatioihin.
Lisäksi suosittelemme, että toimittajat tarjoavat työntekijöilleen koulutusta tietoturvariskeistä ja niiden ennaltaehkäisystä, hyödyntävät kriittisissä järjestelmissään monivaiheista tunnistautumista, valvovat järjestelmien käyttöä mahdollisten poikkeamien havaitsemiseksi sekä pitävät ajan tasalla tietoturvaa tukevia ratkaisuja, kuten palomuuria, virustorjuntaa ja tunkeutumisen estojärjestelmää.
7. Ilmoituskanava ja ilmoittajan suojelu
Toimittajien tai niiden työntekijöiden on ilmoitettava näiden toimintaohjeiden vaatimuksia koskevista merkittävistä, toistuvista tai olennaisista rikkomuksista tai noudattamatta jättämisestä VAK:n whistleblowing-ilmoituskanavan kautta joko anonyymisti tai omilla henkilötiedoilla osoitteessa vak.fi. Toimittajien on suojeltava ilmoituksen tekijöitä, eikä VAK hyväksy minkäänlaisia toimittajien kostotoimia työntekijöitä kohtaan, jotka ovat vilpittömästi ilmoittaneet epäillyistä väärinkäytöksistä.