Etiske retningslinjer for leverandører
INNHOLDSFORTEGNELSE
2. Menneskerettigheter og arbeidsforhold
4. Selskapsstyring og forretningspraksis
5. Produktsikkerhet og -kvalitet
7. Varslingskanal og beskyttelse av varslere
1. Innledning
Formålet med disse retningslinjene er å fastsette de etiske, sosiale og miljømessige prinsippene, samt minimumskravene vi forventer at våre leverandører følger i leverandørkjeden, i tillegg til gjeldende lover og forskrifter. Vi forventer at våre leverandører viderefører de samme prinsippene til sine egne leverandører og underleverandører. Retningslinjene er basert på våre verdier og vårt engasjement for ansvarlig forretningsdrift.
Vi evaluerer og velger leverandører basert på flere faktorer, som kvalitet, ansvarlighet, leveringspålitelighet, leveringsbetingelser og pris. Vi forventer at leverandørene kontinuerlig utvikler sin virksomhet innen disse områdene, samt investerer i utvikling og kostnadseffektivitet i egen produksjon. VAKs leverandører er en viktig del av vår suksess – de muliggjør produksjonen av våre produkter og sikrer samtidig at deres virksomhet ikke setter vårt omdømme eller vårt ansvarlighetsarbeid i fare.
Leverandørene er forpliktet til å overholde alle gjeldende nasjonale og internasjonale lover og forskrifter. Dette inkluderer blant annet FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, ILOs konvensjoner, OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, samt lokale arbeids- og miljølover.
VAK har rett til å gjennomføre revisjoner for å sikre at leverandørene etterlever disse etiske retningslinjene. Revisjoner avtales alltid med leverandøren i hvert enkelt tilfelle. VAK har også rett til å be om relevant dokumentasjon og informasjon, samt kreve korrigerende tiltak dersom det avdekkes avvik.
Alle leverandører til VAK skal etterleve disse retningslinjene og dokumentere dette enten ved å signere og forplikte seg til dette regelverket, eller ved å innarbeide tilsvarende prinsipper i egne etiske retningslinjer eller praksiser, og fremlegge dokumentasjon på dette for VAK. Leverandøren skal umiddelbart rette opp eventuelle avvik.
2. Menneskerettigheter og arbeidsforhold
Leverandører skal respektere sine ansattes menneskerettigheter, behandle dem likt og etterleve arbeidslovgivning og tariffavtaler i alle situasjoner. Dette innebærer blant annet:
- Forbud mot tvangsarbeid og barnearbeid Vi aksepterer ingen form for moderne slaveri eller menneskehandel. For lærlinger under 18 år skal det sikres at de ikke utfører arbeid som kan sette helse eller sikkerhet i fare.
- Etterlevelse av arbeidslovgivning. Dette omfatter blant annet arbeidstid, minstelønn, overtidsbetaling, pauser og hviletid, samt sykefravær og ferie.
- Et trygt og sunt arbeidsmiljø. Leverandører skal sørge for et sikkert arbeidsmiljø i tråd med gjeldende lover og regler. Ansatte skal få tydelige instrukser, opplæring og informasjon om HMS på et språk de forstår, samt nødvendig verneutstyr.
- Ikke-diskriminering på arbeidsplassen. Diskriminering i arbeidsforhold, lønn, karriereutvikling eller rekruttering er ikke tillatt, uavhengig av religion, etnisitet, nasjonalitet, kjønn, seksuell orientering eller identitet, alder, funksjonsevne eller lignende forhold.
- Respektfull behandling og nulltoleranse for trakassering Leverandører må behandle sine ansatte med respekt og verdighet, og ingen form for trakassering, verken fysisk, psykisk, seksuell eller verbal, direkte eller indirekte, tolereres.
- Ansattes rett til å organisere seg og delta i kollektive forhandlinger skal respekteres.
- Alle personopplysninger skal håndteres i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
I tillegg forventer vi at leverandører investerer i kompetanseutvikling samt i fordypning og vedlikehold av faglig kompetanse, slik at ansatte har nødvendige ferdigheter for å lykkes i sine roller.
3. Miljøansvar
Leverandører skal aktivt arbeide for å redusere sin miljøpåvirkning. Dette innebærer blant annet reduksjon av utslipp og avfall, effektiv bruk av energi og naturressurser, ansvarlig håndtering av farlige stoffer samt kontinuerlig forbedring av miljøarbeidet, inkludert rapportering, målsetting og oppfølging.
Leverandører skal forebygge forurensning gjennom overvåking og korrekt håndtering av avløpsvann, utslipp, avfall og farlige stoffer som er et resultat av driften, samtidig som de streber etter å bevare naturressurser og vann. Kjemikalier og farlige stoffer skal lagres, overvåkes og håndteres forsvarlig.
Leverandører oppfordres til å gjennomføre miljøkonsekvensvurderinger og å benytte en tilstrekkelig og systematisk tilnærming til å håndtere og styre miljøaspekter, samt å etablere et hensiktsmessig miljøstyringssystem der det er nødvendig.
4. Selskapsstyring og forretningspraksis
All leverandørvirksomhet skal være basert på lovverk, ærlighet og ansvarlighet. Dette innebærer blant annet:
- Etterlevelse av lover og regler. Leverandører skal etterleve alle lover og forskrifter som gjelder for deres virksomhet, inkludert regelverk om hvitvasking, personvern, handelssanksjoner og økonomiske sanksjoner samt konkurranserett. Dersom disse etiske retningslinjene er i konflikt med nasjonale regler, skal det strengeste kravet alltid legges til grunn.
- Nulltoleranse for bestikkelser, korrupsjon og hvitvasking. Leverandører skal ikke tilby, love, gi eller motta bestikkelser, tilretteleggingsbetalinger eller andre ytelser av verdi for å oppnå en utilbørlig fordel eller påvirke andre på en urettmessig måte. Representasjon og gaver til VAKs ansatte og representanter er kun tillatt dersom de ikke påvirker eller fremstår som å påvirke beslutninger. Gaver eller representasjon er ikke akseptabelt i forbindelse med kontraktsforhandlinger, anbudsprosesser eller rettslige avgjørelser. Vi aksepterer ikke hvitvasking.
- Unngåelse av interessekonflikter. Leverandører skal identifisere, unngå og rapportere situasjoner som kan medføre interessekonflikter med en VAK-ansatts plikt til å handle i VAKs beste interesse, eller som kan gi inntrykk av en slik konflikt. Leverandører skal også varsle dersom en VAK-ansatt eller deres familiemedlemmer har en betydelig lederrolle, økonomisk interesse eller annen tilknytning til leverandørens virksomhet.
- Rettferdig konkurranse og etterlevelse av konkurranselovgivning. Vi deltar ikke i konkurransebegrensende aktiviteter og inngår ikke avtaler eller lignende ordninger som begrenser konkurransen.
- Beskyttelse av konfidensiell informasjon mot uautorisert bruk, utlevering og misbruk. Leverandører skal respektere VAKs og tredjeparts immaterielle rettigheter.
- Overholdelse av sanksjoner. Leverandører skal forplikte seg til å sikre at deres virksomhet, eller produktene og tjenestene de leverer, ikke bryter med gjeldende sanksjoner. Leverandører skal bekrefte at deler, komponenter, råvarer eller andre varer som inngår i leveransen, ikke stammer fra eller har vært transportert gjennom land som er underlagt sanksjoner. Leverandører skal umiddelbart varsle dersom leverandøren selv, eller noen av deres eiere, styremedlemmer, ansatte eller datterselskaper, blir underlagt sanksjoner.
- Ansvarlig anskaffelse av mineraler. Leverandører skal sikre at deres produkter eller komponenter ikke inneholder konfliktmineraler (særlig tinn, tantal, wolfram og gull) som er utvunnet eller produsert under forhold der gruvedrift finansierer væpnede grupper eller er knyttet til brudd på menneskerettighetene.
5. Produktsikkerhet og -kvalitet
Leverandører skal sikre at deres produkter og tjenester oppfyller avtalte tekniske spesifikasjoner, kvalitetskrav og sikkerhetsstandarder. Produkter og tjenester skal være egnet for sitt tiltenkte formål.
Vi anbefaler at leverandører har et kvalitetssertifikat eller annen dokumentasjon på systematisk kvalitetsstyring, et hensiktsmessig og vedlikeholdt kvalitetssystem, samt dokumentasjon som sikrer produktets egnethet, samsvar og sporbarhet.
For å støtte kvalitetsstyringen anbefaler vi prosedyrer som testplaner og rapportering, og ved behov utarbeidelse av målerapporter. Produktkvaliteten skal kontrolleres før levering, og leverandører skal kontinuerlig overvåke, måle og forbedre kvaliteten. Der det er mulig, bør informasjonssystemer benyttes i kvalitetsstyringen, og det bør fastsettes konkrete kvalitetsmål.
Leverandører skal beskytte alle personopplysninger og annen konfidensiell informasjon de behandler, i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Leverandører skal ha tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltak på plass for å sikre informasjonssikkerheten, som for eksempel sikkerhetspolicy og en ansvarlig for cybersikkerhet.
Leverandører skal ha en beredskapsplan for cyberangrep og databrudd, og være i stand til å varsle VAK umiddelbart dersom et databrudd påvirker leveranseevnen eller eventuelle systemintegrasjoner.
Vi anbefaler også at leverandører gir ansatte opplæring i cybersikkerhetsrisiko og forebygging, benytter godkjenning med flere faktorer i kritiske systemer, overvåker systembruk for å avdekke avvik, og holder sikkerhetsløsninger som brannmurer, antivirusprogramvare og inntrengningsforebyggende systemer oppdatert.
7. Varslingskanal og beskyttelse av varslere
Leverandører eller deres ansatte skal rapportere vesentlige, gjentatte eller alvorlige brudd på disse retningslinjene via VAKs varslingskanal på vak.fi, enten anonymt eller med navn. Leverandører skal beskytte varslere, og VAK aksepterer ikke noen form for gjengjeldelse mot ansatte som i god tro har rapportert om mistenkte uregelmessigheter.